Aktsamhetsbedömningar

Kartläggning och riskbedömningar av Tonerweb.se:s leverantörskedjor

Lagen om öppenhet omfattar Tonerweb.se. Denna redogörelse gäller för Tonerwebs verksamhet.

Lagen om öppenhet gäller för större verksamheter i Norge som erbjuder varor och tjänster. Lagens syfte är att:

«Främja företags respekt för grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor i samband med produktion av varor och tjänster, samt säkerställa allmänhetens tillgång till information om hur verksamheter hanterar negativa konsekvenser för grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor.»

Detta arbete bidrar till två av FN:s hållbarhetsmål:

• Nr 8: Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt
• Nr 12: Hållbar konsumtion och produktion

Vi har utgått från OECD:s riktlinjer för aktsamhetsbedömningar för ansvarsfullt företagande i vår kartläggning och riskbedömning av våra leverantörskedjor.

Om Tonerweb

Tonerweb är återförsäljare av förbrukningsmaterial för kontor och industri, printlösningar och interiör. Vi kan erbjuda lösningar från marknadens bästa leverantörer och tillhandahåller kvalitetsprodukter som uppfyller de flesta behov.

Vårt huvudkontor och administration finns i Røyken i Asker kommun. Våra medarbetare har lång erfarenhet och god kunskap om produkterna och lösningarna vi levererar. Vår kundbas består av allt från små och medelstora företag till större koncerner, och vi levererar både till privat näringsliv och offentlig sektor.

Tonerweb har under många år arbetat medvetet med leverantörskedjan för att säkerställa goda arbets- och miljöförhållanden i alla led. Riktlinjer som täcker grundläggande krav på mänskliga rättigheter, arbetstagarens rättigheter och miljö har utarbetats för att tydliggöra våra förväntningar på våra leverantörer. Det är även ett krav att våra leverantörer vidareförmedlar våra riktlinjer till sina underleverantörer.

Tonerweb har ingen egen produktion och äger inga fabriker; produkterna vi erbjuder kommer från underleverantörer.

Etiska riktlinjer (Code of Conduct):

Tonerweb tror på socialt och miljömässigt ansvar samt etiskt uppförande, och förväntar sig att deras affärspartners gör detsamma. Vi arbetar med långsiktig hållbarhet i åtanke, vilket även inkluderar att bygga hållbara relationer med våra affärspartners. Vidare har Tonerweb och våra affärspartners en skyldighet gentemot alla intressenter att upprätthålla höga standarder när det gäller integritet och rättvis behandling. Detta är grunden till att Tonerweb har utvecklat vår Business Partner Code of Conduct. Våra riktlinjer och våra affärspartners uppförandekod baseras på:

• FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna och relaterade FN-konventioner
• ILOs trepartsdeklaration om principer för multinationella företag och socialpolitik
• OECD:s riktlinjer för multinationella företag
• UN Global Compact

Vår Code of Conduct gäller för alla leverantörer och affärspartners som levererar produkter eller tjänster till Tonerweb. Våra riktlinjer omfattar krav på:

• Konkurrens och antikorruption
• Mänskliga rättigheter och arbetstagarens rättigheter
• Barnarbete
• Tvångsarbete
• Föreningsfrihet och kollektiva förhandlingar
• Anställningsavtal, arbetstid och ersättning
• Diskriminering, trakasserier och mångfald
• Alkohol- och/eller drogmissbruk
• Miljö och hållbarhet
• Konsumentintressen och produktsäkerhet
• Ansvarsfull upphandling av mineraler

Förankring av ansvarstagande

Tonerweb kommer kontinuerligt att arbeta för att främja mänskliga rättigheter och arbetstagarens rättigheter i sina återförsäljningskedjor. Företaget har förankrat arbetet med grundläggande mänskliga rättigheter och anständiga arbetsvillkor enligt lagen om öppenhet i styrelsen och utsett en ansvarig för att följa upp det praktiska arbetet med aktsamhetsbedömningar.

Vi ställer samma krav på våra leverantörer och deras underleverantörer. Eventuella risker och frågor som upptäcks i våra aktsamhetsbedömningar ska bedömas som en del av vårt pågående arbete med kontinuerlig förbättring. Vidare kommer Tonerweb fortsätta att utveckla och stärka vårt samarbete med våra leverantörer och samarbetspartners. Detta sker genom våra interna riktlinjer, som förankras i hela vår verksamhet. Genom att ha tydliga riktlinjer på plats säkerställer vi att alla anställda känner till och förstår våra förväntningar på leverantörerna gällande samhällsansvar och etisk drift.

Kartläggning och bedömningar av leverantörskedjan

Generella riskbedömningar

Tonerweb genomför regelbundet aktsamhetsbedömningar för att identifiera och minska risker för brott mot mänskliga rättigheter och arbetstagarens rättigheter i våra leverantörskedjor. Vi arbetar målmedvetet för att säkerställa ansvarsfull handel som främjar mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljöhänsyn och hållbar utveckling. Detta innebär tydliga krav på dokumentation från våra leverantörer och samarbetspartners.

Flera av produkterna vi erbjuder produceras i länder där det finns risk för att rättigheter kränks. Detta ålägger oss ett ansvar att följa upp leverantörsleden noggrant.

Riskområden i leverantörskedjor:

• Leverantörskedjan för kontorsmaterial och förbrukningsvaror
• Leverantörskedjan för elektroniska produkter
• Leverantörskedjan för möbler och interiör

Riskområden hos tjänsteleverantörer:

• Distribution, frakt, service och montering

Enligt kraven i lagen om öppenhet har Tonerweb genomfört systematiska leverantörsundersökningar för att kartlägga risker i våra värdekedjor. Vi har bedömt både sannolikhet och allvarlighetsgrad av potentiella negativa konsekvenser för mänskliga rättigheter och arbetstagarens rättigheter.

Vid kartläggningen för 2025 har vi utvidgat fokus till att även omfatta tjänsteleverantörer inom frakt, service, distribution och montering. Detta inkluderar både leverantörer som vi köper störst andel produkter från för vidareförsäljning samt tjänsteleverantörer som utför uppdrag på uppdrag av våra kunder.

Grunden för riskbedömningar av produktleverantörer har varit baserat på:

• Produktens och/eller råvarans produktionsland
• Leverantörens aktsamhetsbedömningar av sina underleverantörer och samarbetspartners
• Leverantörens certifieringar och avtalsvillkor
• Leverantörens användning av oberoende tredjepartsrevisorer

Grunden för riskbedömningar av tjänsteleverantörer har varit baserat på:

• Risk för prispress och låga inkomster
• Arbetsförhållanden och HMS-rutiner
• Föreningsfrihet

67 % av våra underleverantörer omfattas av lagen om öppenhet.

77 % av våra leverantörer har genomfört aktsamhetsbedömningar enligt OECD:s riktlinjer för ansvarsfullt företagande.

Leverantörskedja för förbrukningsmaterial och interiör

De allra flesta av våra förbrukningsprodukter köps via vår huvudleverantör, som ansvarar för lager, logistik och frakt ut till våra kunder. Vår huvudleverantör är certifierad enligt ISO9001 och ISO14001 samt verifierad mot ISO26000, som handlar om socialt ansvar. Detta ställer krav på valet av leverantörer, och produkterna som finns på vår webbshop och via denna distributör har bedömts utifrån kriterier för samhällsansvar, arbetsvillkor, mänskliga rättigheter, miljö och organisation.

Tonerweb erbjuder ett brett sortiment av produkter, och det finns många leverantörsled att ta hänsyn till. Majoriteten av de produkter vi erbjuder produceras i Europa, men vissa produkter produceras även i Asien, i länder där det finns risk för brott mot mänskliga rättigheter och arbetstagarens rättigheter. Vi måste vara uppmärksamma på riskerna och arbeta kontinuerligt med våra leverantörer för att säkerställa att deras arbete med underleverantörer är tillfredsställande.

Vi har genomfört aktsamhetsbedömningar av våra leverantörer av förbrukningsmaterial och interiör, med särskilt fokus på deras produktion och/eller inköp av råvaror från länder som identifierats som riskfaktorer i vår kartläggning.

Åtgärder

I enlighet med våra värderingar kommer Tonerweb fortsätta att arbeta med att begränsa negativa konsekvenser för arbets- och mänskliga rättigheter i hela vår leverantörskedja. Vi erkänner komplexiteten i dessa kedjor och är medvetna om riskerna för brister hos leverantörer och samarbetspartners. Detta är ett långsiktigt arbete som kräver kontinuerlig insats och noggrann uppföljning. Det är avgörande att alla aktörer i leverantörskedjan följer våra krav på ansvarstagande och etisk affärspraxis.

Våra leverantörsundersökningar visar att det sker en ökande grad av aktsamhetsbedömningar och kontroll i leverantörskedjan, som ett resultat av skärpta krav på öppenhet enligt lagen om öppenhet.

Undersökningarna har identifierat vissa leverantörer som inte genomför aktsamhetsbedömningar av sina underleverantörer, särskilt där produktion eller handel sker utanför EU/EES. Dessa leverantörer kommer att följas upp löpande och utvärderas baserat på nya dokumenterade aktsamhetsbedömningar.

Vi ser att graden av kontroll minskar ju längre ut i leverantörskedjan man kommer. Det är betydligt enklare att verifiera slutproduktion än ursprunget för råvaror. Vår utökade aktsamhetsbedömning har identifierat bristande information om råvarors ursprung hos vissa underleverantörer. Detta beror dels på att man vill skydda affärshemligheter, dels på att leverantörerna haft lägre fokus på råvaruledet än på slutproduktion. Vi kommer därför att ställa högre krav på transparens och dokumentation kring råvarors ursprung.

Under pandemin förstärktes riskfaktorerna, och stängda gränser i produktionsländer förhindrade fysiska kontroller. Denna situation har nu normaliserats, och vi ser en ökning av externa revisioner hos fabriker och leverantörer. Detta stärker vår förmåga att följa upp ansvarsfull affärspraxis och säkerställer bättre efterlevnad av kraven i lagen om öppenhet.

Vi har i våra aktsamhetsbedömningar inte upptäckt några brott mot arbets- eller mänskliga rättigheter.

Visselblåsning och rätt till information

Med visselblåsning avses att rapportera kritiska eller klandervärda förhållanden i en verksamhet. Visselblåsning kan ske internt i verksamheten eller till myndigheter. Rutiner för intern visselblåsning finns beskrivna i personalhandboken.

Frågor och förfrågningar som rör Tonerwebs arbete med arbets- och mänskliga rättigheter kan riktas till kundservice.